Diaarinumeron historia juontaa juurensa hallinnollisen kirjanpidon ja arkistoinnin menetelmiin, jotka ovat olleet käytössä jo vuosisatojen ajan. Diaarinumero on käytännössä asiakirjan tai asian yksilöllinen tunniste, joka auttaa organisaatioita, kuten virastoja, yrityksiä ja muita laitoksia, hallinnoimaan ja seuraamaan saapuvia ja lähteviä asiakirjoja sekä niiden käsittelyn etenemistä.

Historiallisesti, ennen tietokoneiden ja digitaalisen tiedonhallinnan aikakautta, diaarinumerot ja niihin liittyvät rekisterit pidettiin manuaalisesti. Tämä tarkoitti, että jokaiselle kirjeelle, asiakirjalle tai toimenpiteelle annettiin uniikki numero ja se kirjattiin diaariin, joka oli usein kirjan muodossa. Näin ollen, diaarinumero toimi sekä viitteenä että välineenä löytää tietty asiakirja fyysisestä arkistosta.

Diaarinumeroiden käyttö on kehittynyt ajan myötä, erityisesti digitaalisen tiedonhallinnan myötä. Nykyään diaarinumeroita käytetään edelleen asiakirjojen yksilölliseen tunnistamiseen, mutta niiden hallinta tapahtuu pääasiassa tietokonejärjestelmissä. Tämä mahdollistaa nopeamman haun, paremman saatavuuden ja tehokkaamman arkistoinnin.

Diaarinumeron rakenne voi vaihdella organisaatiosta toiseen, mutta se sisältää tyypillisesti yhdistelmän kirjaimia ja numeroita, jotka voivat viitata esimerkiksi vuoteen, asiakirjan tyyppiin tai käsittelyyn liittyvään yksikköön. Tämä järjestelmällisyys ja standardointi auttavat varmistamaan, että jokainen asiakirja on helposti löydettävissä ja että niiden käsittely on järjestelmällistä ja tehokasta.

Vaikka digitaalisen arkistoinnin ja tiedonhallinnan teknologiat ovat merkittävästi tehostaneet ja muuttaneet diaarinumeroiden käyttöä, niiden perimmäinen tarkoitus säilyttää ja järjestää tietoa on pysynyt samana vuosisatojen ajan.

Esimerkiksi oikeuskansleri käyttää diaarinumeroita dokumenttien alussa seuraavasti:

Diaarinumero: OKV/131/70/2020
Antopäivä: 19.4.2021
Ratkaisija: oikeuskansleri
Kohde: valtioneuvosto tai ministeriö sosiaalihuolto ja -vakuutus
Toimenpide: käsitys